Hospitalsenhed har sparet 8.000 arbejdstimer og har forbedret trivslen

MIDTJYLLAND: Flere nemme løsninger og mindre bøvl for medarbejdere og ledere. Det har været ambitionen for Hospitalsenhed Midts administration de seneste to år. Her har enheden nemlig løbende udtænkt nye digitale løsninger, der skal lette noget af arbejdspresset på medarbejdere og ledere.

Og indtil videre har medarbejdere fra alle administrationens stabe gennem det såkaldte optimeringsværksted udviklet og implementeret i alt 44 løsninger, der letter de administrative arbejdsgange. I alt er godt 8.000 arbejdstimer blevet sparet, lyder det i en pressemeddelelse fra enheden. 

- Vores ambition er, at vi gennem optimeringsværkstedet kan udtænke nye og bedre løsninger, der understøtter vores kliniske afdelinger. Løsninger, som gør det lidt nemmere at være leder og fagprofessionel på vores hospitaler, og som frigiver tid til patienterne og til nærværende ledelse i de enkelte klinikker og afsnit, siger administrationschef Tine Joensen.

Travlhed ingen undskyldning

Optimeringsværkstedet fungerer på den måde, at alle administrationens stabe har pligt til at deltage i arbejdet og finde frem til optimeringsprojekter inden for deres eget ansvarsområde.

- Det er jo ikke nyt, at administrative enheder skal udvikle, men det er nyt, at vi har prioriteret indsatsen og går så systematisk til værks, som vi gør med optimeringsværkstedet. Her har vi forsøgt at fjerne alle forhindringer og undskyldninger om, at vi ikke har tid, eller at opgaven ikke er prioriteret, siger HR-konsulent Stephan Sandberg-Olsen, der er tovholder på optimeringsværkstedet og tilføjer: 

- Nu har hver stab udpeget mindst én medarbejder, som bruger én dag hver anden uge på netop udvikling. Det vil sige, at 10 procent af medarbejderens arbejdstid er sat af til udvikling og optimering, og dét forpligter.

Under hele forløbet har han ført regnskab over ideer, projekter og ikke mindst resultater, og han er ikke i tvivl om, at den målrettede indsats betaler sig.

- Med de nye løsninger, har vi sparet i omegnen af 2.600 timer i Administrationen og 5.800 timer i vores kliniske afdelinger. Altså godt og vel 8.000 timer, hvilket svarer til godt fire årsværk. Og min vurdering er, at vi kun lige står ved foden af bjerget. Efterhånden, som vi bliver bedre til at udpege projekterne og de mulige løsninger, vil vi kunne opnå endnu større gevinster, siger han. 

Han understreger, at gevinsterne dog ikke kun skal måles i timer og effektivisering. En del af indsatsen handler også om at skabe løsninger, der øger kvaliteten af arbejdet og medarbejdernes trivsel og arbejdsglæde.

Mindre bureaukrati

En stor del af de gennemførte projekter har fokuseret på at digitalisere eller automatisere arbejdsopgaver, hvor robotløsninger blandt andet er taget i brug, hvor det giver mening, lyder det.

Det gælder eksempelvis i forhold til kursusansøgninger. Her har processen tidligere været, at en medarbejder i forbindelse med ansøgning om kursus har skullet printe en blanket, udfylde den, få sin leder til at skrive den under, inden den blev sendt videre til lederens leder og derefter eventuelt retur til medarbejderen i tilfælde af manglende oplysninger. I stedet er nu udviklet en digital løsning, som sikrer korrekt udfyldelse af ansøgningen i første hug, inden den automatisk bliver sendt videre på rette vej gennem systemet., 

- Vi har alle sammen supertravlt i løbet af vores arbejdsdag, så det er en kæmpe hjælp, når der kommer sådan nogle helt konkrete og praktiske løsninger, som kan lette opgaverne for os, fortæller chefsygeplejerske Trine Agerskov fra Akutafdelingen.

For Stephan Sandberg-Olsen er målet at luge ud i bureaukratiet og bøvlet i hospitalsenhedens opgaver. Og vejen frem er i høj grad hospitalernes egne medarbejdere.

- Frem for at hyre en flok eksterne konsulenter har vi med optimeringsværkstedet skabt et internt korps af optimeringseksperter. Vi tror på, at det er de medarbejdere, som sidder med opgaverne i det daglige, der bedst kan få øje på, hvad der kan gøres bedre, smartere, hurtigere, siger Stephan Sandberg-Olsen.

mag